Vorteile einer Mitarbeiterbefragung
Mit einer seriös durchgeführten Mitarbeiterbefragung können Sie die Mitarbeitermotivation erhöhen. Zufriedene Mitarbeiter führen wiederum zu erhöhter Kundenzufriedenheit. Nebst der Motivation der Mitarbeiter kann eine Mitarbeiterumfrage weitere Vorteile bieten:
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Verbesserung des Arbeitsklimas
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Verbesserte Kundenorientierung
- Förderung der Personalentwicklung
- Förderung des Dialogs zwischen Führungs- und Mitarbeiterebene
- Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation und Kooperation
- Förderung und Verbesserung eines Vorschlagswesens
- Identifikation mit dem Unternehmen erhöhen und verbessern
Laden Sie hier unser PDF mit den 9 wichtigen Schritten als Zusammenfassung direkt herunter und prüfen Sie unten auf dieser Seite unsere Kurzpräsentation:
Das Durchführen einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung umfasst folgende Schritte:
1. Planung und Ziele definieren
2. Fragebogen erstellen
3. Ankündigung der Mitarbeiterbefragung
4. Durchführung der Mitarbeiterumfrage
5. Auswerten der Daten
6. Feedback an Mitarbeiter
7. Massnahmenplan erstellen
8. Massnahmenplan umsetzen
9. Ergebniskontrolle
1. Planung und Ziele definieren
Beachten Sie beim Planen der Mitarbeiterumfrage, dass diese zu einem günstigen Zeitpunkt durchgeführt werden kann und nicht in die Ferienzeit, in Feiertage, die Hochsaison oder in Zeiten mit grossem Arbeitsvolumen fällt. Ein allfälliges Nachfassen bei einer Mitarbeiterbefragung sollte in Ihrer Planung berücksichtigt werden.
1.1 Planung
Planen Sie also genug Zeit ein, um Ihre Ziele zu definieren und den Fragebogen zu erstellen. Anhand der gesteckten Ziele einer Umfrage ergeben sich auch die wichtigen Fragen. Sollte der Fragebogen in mehreren Sprachen erstellt werden, planen Sie auch Zeit für die nötigen Übersetzungen ein.
1.2 Ziele einer Mitarbeiterumfrage können sein:
- Analyse der Mitarbeiterzufriedenheit und des Betriebsklimas
- Analyse der ge- und erlebten Unternehmenskultur
- Analyse der Mitarbeiterloyalität
- Verbundenheit und Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen
- Aufzeigen möglicher Schwachstellen
- Akzeptanz zu anstehenden Veränderungen evaluieren
- Verhältnis zu den Vorgesetzten prüfen
- Bedarf an Weiterbildung prüfen
2. Fragebogen erstellen
Achten Sie beim Erstellen des Fragebogens darauf, dass dieser nicht zu lang oder zu kurz wird. Ein Fragebogen sollte nur so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein. Fragen Sie die für Sie relevanten Themenbereiche ab, die sich aufgrund Ihrer vorgängig definierten Ziele ergeben haben. Bestimmen Sie, ob eine online Befragung oder eine Befragung auf Papier durchgeführt werden soll. Je nach Zielgruppe kann auch eine gemischte Form sinnvoll sein. Fragen Sie nur nach Themen, bei welchen die Geschäftsleitung auch wirklich bereit ist, mögliche Veränderungen mitzutragen.
2.1 Struktur des Fragebogens
Legen Sie das Augenmerk auf eine übersichtliche Gestaltung Ihres Mitarbeiterfragebogens. Der Fragebogen wird mit einem allgemeinen Informationsteil eröffnet, in welchem Sie die Mitarbeiter auf eine freiwillige Teilnahme hinweisen und informieren, wie Sie die Anonymität der Teilnahme gewähren.
Anschliessend folgt der eigentliche Fragenkatalog. Die Reihenfolge der Fragen sollte so gewählt werden, dass Sie von einen allgemeinen Bereich zu einem Themenbereich gehen (vom Thema Arbeitsplatz zu den Tätigkeiten). Der Fragenkatalog endet mit soziodemografischen Fragen wie z.B. mit Fragen nach Geschlecht, Abteilung, Jahre im Betrieb etc. Wählen Sie diese Fragen so, dass auch tatsächlich die Anonymität des Mitarbeiters gewährt ist und nicht aufgrund der Antworten Rückschlüsse auf den einzelnen Teilnehmer gezogen werden können.
Am Schluss des Fragebogens bedanken Sie sich für die Teilnahme an der Befragung und geben bekannt, bis wann die Resultate kommuniziert werden.
2.2 Fragetypen
Die Wahl der Fragetypen kann sich nebst der Formulierung auch aufgrund dessen, was man beantwortet haben möchte, ergeben.
Folgende Fragetypen kann ein Fragebogen beinhalten:
Bewertungsfragen
Bewertungsfragen sind Fragen nach der Befindlichkeit, die eigentliche Zufriedenheitsanalyse. Charakteristisch für Bewertungsfragen ist eine für die Beantwortung bestimmte Skala. Eine Bewertungsskala kann aus Werten bestehen ( z.B. 1 – 6) oder aber auch als Text definiert sein (z.B. sehr zufrieden – zufrieden – unzufrieden – sehr unzufrieden).
Bei der Auswertung werden aufgrund der Ergebnisse Mittelwerte ermittelt. Bewertungsfragen dienen zur Prüfung, ob bestimmte Themenbereiche erfüllt werden.
Die Befragungssoftware InfoWiz® ermöglicht Bewertungsfragen zur Zufriedenheit und Wichtigkeit. Dies kann bei der Auswertung zu sehr interessanten Ergebnissen führen. Werden z.B. alle Themenbereiche erfüllt, welchen eine hohe Wichtigkeit beigemessen wird?
Offene und geschlossene Fragen
Offene Fragen ermöglichen dem/der TeilnehmerIn die Antwort mit eigenen Worten zu formulieren. Die Frage nach Veränderungsvorschlägen ist z.B. eine offene Frage.
Die Antworten können eine Fülle an Ideen, Denkanstössen zu einem Thema liefern. Die Auswertung von offenen Fragen ist jedoch komplex, da die einzelnen Antworten nicht miteinander verglichen und bewertet werden können.
Mit der Einteilung von “positiven und negativen Anmerkungen” ermöglicht die Befragungssoftware InfoWiz®, die offenen Fragen nach möglichen Tendenzen auszuwerten.
Bei den geschlossenen Fragen werden dem/der TeilnehmerIn die Antworten zur Auswahl vorgegeben. Zum Beispiel “Wieso haben Sie die Firma XY als Arbeitgeber gewählt?” Antwortauswahl: Image, Interessante Tätigkeit, Gute Verdienstmöglichkeit … etc.
Bei der Auswertung von geschlossenen Fragen wird in Prozenten und in Anzahl Nennungen festgehalten, welche Antworten am meisten gewählt wurden.
Soziodemografische Fragen
Soziodemografische Fragen können Einblicke in die Teilnehmer der Umfrage liefern. Zum Beispiel Fragen nach Geschlecht, Alter, Abteilung, Jahre der Betriebszugehörigkeit etc. gehören zu den soziodemografischen Fragen.
Die Auswertung von soziodemografischen Fragen liefert Antworten auf Fragen wie: Wer hat an der Umfrage teilgenommen? Ist die Rücklaufquote bei allen Abteilungen in etwa gleich? Soziodemografische Fragen ermöglichen auch Vergleiche zu ziehen; Wie sieht die Bewertung der innerbetrieblichen Kommunikation in den einzelnen Abteilungen aus?
Beachten Sie bei diesen Fragen, dass die Anonymität der Mitarbeiter gewährt bleibt und keine Rückschlüsse auf den einzelnen Teilnehmer ermöglicht werden.
Filterfragen
Filterfragen dienen dazu, Teilnehmer aufgrund von Merkmalen/Eigenschaften zu unterteilen. Filterfragen können sich bei der Mitarbeiterumfrage aus den soziodemografischen Fragen ergeben.
Bei der Auswertung mit Filterfragen können Sie z.B. nur die Antworten der Abteilung XY oder nur die der Kadermitarbeiter ansehen und prüfen.
2.3 Formulierung der Fragen
Formulieren Sie die Fragen verständlich und vermeiden Sie Fremdwörter und Fachbegriffe, welche nicht allen Mitarbeitern geläufig sind. Achten Sie darauf, dass Ihr Fragebogen keine Suggestivfragen und doppelte Verneinungen enthält. Jede Frage soll klar formuliert sein und nicht gleichzeitig mehrere Teilbereiche beinhalten.
3. Ankündigung der Mitarbeiterbefragung
Informieren Sie die Mitarbeiter in einem geeigneten Rahmen über die bevorstehende Befragung. Dies kann via persönlichem Brief, via Intranet, während eines Firmenanlasses etc. geschehen. Wählen Sie das für Sie günstigste Medium, um möglichst alle Mitarbeiter zu erreichen.
Ziel dieser Vorankündigung soll die Motivation der Mitarbeiter an der Teilnahme der Umfrage sein. Motivieren Sie die Mitarbeiter, indem Sie die Ziele der Umfrage klar darlegen und die Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie mit der Teilnahme Optimierungen und Veränderungen bewirken können. Zeigen Sie den Zeitablauf der Befragung auf; wann diese durchgeführt wird und wann die Resultate anschliessend kommuniziert werden.
4. Durchführung der Mitarbeiterumfrage
Beachten Sie bei der Durchführung der Befragung, dass die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Anonymität der Teilnehmer gewährt ist. Geben Sie die Ansprechperson bei inhaltlichen und technischen Fragen bekannt und teilen Sie mit, worauf beim Ausfüllen geachtet werden muss.
Sind bei einer schriftlichen Befragung die Fragebögen versandt worden, bedarf es Angaben zum Einsendeschluss mit genauer Adresse, wohin der ausgefüllte Fragebogen zurückgesandt werden soll. Wird die schriftliche Befragung im Unternehmen durchgeführt, erlauben Sie den Fragebogen während der Arbeitszeit auszufüllen. Stellen Sie wenn möglich ein “Wahlraum” mit einem “Briefkasten” zu Verfügung. So können Ihre Mitarbeiter den Fragebogen in Ruhe ausfüllen und direkt in den “Briefkasten” werfen.
Bei einer Online-Befragung vergeben Sie falls nötig die entsprechenden anonymen Zugangscodes. Sollte die Online-Befragung im Unternehmen durchgeführt werden, gilt auch hier diese während der Arbeitszeit zu erlauben.
5. Auswerten der Daten
Die Datenanalyse kann je nach Fragenkatalog sehr umfassend sein. Um sich beim Aufbereiten und Analysieren der Daten nicht zu verzetteln, lohnt es sich, die bei der Planung gestellten Fragen, welche Sie beantwortet haben möchten, nochmals zur Hand zu nehmen.
Achten Sie bei den Analysen und Auswertungen darauf, dass diese verständlich und einsichtig präsentiert werden.
Mit der Befragungssoftware InfoWiz® sind zahlreiche aussagekräftige Statistiken jederzeit per Mausklick abrufbar.
6. Feedback an Mitarbeiter
Es ist sehr wichtig, dass die Mitarbeiter in einem vernünftigen Zeitrahmen über die Resultate der Umfrage informiert werden. Dies unterstreicht die Wertschätzung an der Teilnahme der Umfrage.
Gestalten Sie die Präsentation so, dass Sie möglichst alle Mitarbeiter erreichen. Die Präsentation sollte nicht nur aus Zahlen bestehen, sondern aufzeigen, welche ersten Schlüsse Sie aufgrund der Auswertungen ziehen. Heben Sie besonders positive Aspekte hervor wie: “Wir möchten uns für die vielen Ideen zu XY herzlich bedanken” oder “Die Umfrage hat deutlich aufgezeigt, dass unsere innerbetriebliche Kommunikation sehr gut ist”. “Wir wissen nun, dass wir uns beim Thema XY verbessern müssen”.
Bedanken Sie sich bei Ihren Mitarbeitern nochmals für die Teilnahme und teilen Sie mit, dass der nächste Schritt nun das gemeinsame Erstellen eines Massnahmenplans ist.
7. Massnahmenplan erstellen
Um Veränderungen und Optimierungen im Unternehmen umsetzen zu können, müssen alle gemeinsam an einem Strick ziehen. Um die Bereitschaft der Mitarbeiter dafür zu erlangen, ist es von Vorteil, die nötigen Massnahmen gemeinsam zu erarbeiten. Eigens dafür gestaltete Workshops können erfolgreiche Massnahmen liefern.
8. Massnahmenplan umsetzen
Ist der Massnahmenplan einmal festgelegt, sollte die umgehende Umsetzung mit Zielvorgaben in Angriff genommen werden. Bei der Umsetzung kann es selbstverständlich zu Korrekturen kommen, was, wie verbessert werden kann.
9. Ergebniskontrolle
Sehr wichtig ist, die Mitarbeiter zu gegebener Zeit darüber zu informieren, was alles aufgrund der Mitarbeiterbefragung umgesetzt worden konnte. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch in Zukunft motiviert sind, an weiteren Mitarbeiterumfragen teilzunehmen.
Nur eine seriös geplant und durchgeführte Mitarbeiterbefragung mit Einbindung der Mitarbeiter und entsprechenden Informationen führt zum Erfolg und erreicht die gesteckten Ziele.